Где проставляютя номера листов личного дела работника

Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Внутренняя опись документов личного дела работника: образец Купить систему Заказать демоверсию. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Образец личного дела работника

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внутренняя опись На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц. В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф. Порядок ведения личных дел учет, внесение изменений В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять но не подшивать фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела анкете, личном листке , то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива. Личные дела работников могут храниться следующими способами: По алфавиту; По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров. Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых. Ведение В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления.

После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения. Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень опись по установленной форме, а их нумерация производится отдельно.

Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе. На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом.

При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов. В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки.

При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами. Порядок оформления Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию: указание ФИО работника в именительном падеже это считается заголовком личного дела ; возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации. Образец оболожки личного дела скачать Размер: 37,0 KiB Скачиваний: 17 109 Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать Размер: 16,0 KiB Скачиваний: 13 204 mirblankov.

Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории: представляемые и формируемые при поступлении на работу: копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата; анкеты и резюме; рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы; медицинские справки; заявление о приеме на работу; трудовой договор; копия приказа о приеме на работу и т. Оформление и хранение За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров.

В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности.

Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано: название организации; структурное подразделение, в котором занят сотрудник; номер ЛД; дата начала и окончания его ведения; количество листов не больше 250 ; срок хранения. На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2018 Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке. Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях.

Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении. Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3. Оформление личного дела сотрудника образец по ГОСТу , титульный лист Скачать Чем предусмотрено ведение личных дел Для госслужащих регламентируют такую обязанность: Федеральный закон от 27.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника образец 2018 представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства резюме, анкета, заявление и приказ о приеме ; период работы личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т.

Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Формирование дела при приеме на работу Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись.

Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 утв. Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом.

Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано: название юридического лица; структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник; номер; дата начала ведения чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу ; дата окончания его ведения дата приказа об увольнении ; количество листов обычно заполняется при сдаче ЛД в архив ; срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности например, на руководящий состав. Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов номер документа, его наименование.

Формирование в процессе трудовой деятельности На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека.

Таким образом происходит формирование личного дела работника образец-2016 бланка можно скачать ниже. Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется: поступление новых бумаг; изъятие листов; замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так: Скачать образец описи Порядок формирования личного дела работника после увольнения Личное дело закрывается в день увольнения человека.

После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить: проверить наличие всех документов; проверить хронологию бумаг в папке; сверить нумерацию листов все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись.

В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи ее листы следует нумеровать отдельно. После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела.

Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки. Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.

Для этого их следует поместить в конверты каждый документ отдельно и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица. Хранение ЛД: порядок и сроки Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок.

В статье 22. Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц.

Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив. Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту.

Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел. На кого оформлять ЛД В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Создание сводной таблицы в Excel

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Где проставляютя номера листов личного дела работника». Также Вы можете. Внутренняя опись документов личного дела работника образец ту дату, когда он попал в личное дело;; Название документа;; Номера листов. в.

Оформление личного дела сотрудника Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника. Ситуация: сначала работник был на рабочей должности, а потом мы его переводим, например, специалистом. Надо заводить личное дело. А дату начала указывать датой перевода? Если обратная ситуация: перевели в рабочие, то личное дело все равно продолжать до увольнения. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов. Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование если есть — еще также сокращенное выдавшей личное дело структуры. Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. В соответствии со ст.

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внутренняя опись На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело.

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела. Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска. В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. Образец описи документов в личном деле работника.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов - бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела (1-й вариант).
Похожие публикации