Правильное ведение личного дела медицинского работника

А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение. Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Личное дело: формируем и оформляем

А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение.

Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы.

Среди норм федеральных законов можно выделить: — ст. Любое дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а его формирование — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела п.

Исходя из данных определений и положений нормативных актов, содержащих нормы трудового права, можно сказать, что личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Поскольку данные, которые собираются и систематизируются, являются персональными, при ведении личных дел необходимо соблюдать требования гл.

Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений. К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр.

К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных. Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.

Состав личного дела Какие документы подлежат включению в личное дело, определено лишь Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. Отметим, что муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением ст.

Кроме этого, к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами. При этом документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Ориентироваться на данный перечень могут не только муниципальные служащие, но и сотрудники бюджетных, казенных, автономных организаций. Однако список документов может различаться в зависимости от специфики деятельности организации.

В любом случае в личное дело государственных муниципальных учреждений можно включать: 1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу: — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — документов воинского учета для военнообязанных лиц; — свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица; — справки о результатах предварительного медицинского осмотра обследования если требуется в силу закона.

Документы, возникающие в период деятельности работника в организации: — заявление о приеме на работу; — справки о результатах периодических медицинских осмотров обследований ; — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например, свидетельство о рождении ребенка; — копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности; — экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений; — копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника; — экземпляр договора о полной материальной ответственности; — соглашение о неразглашении информации для работников, имеющих доступ к такой информации ; — материалы аттестации; — докладные и объяснительные записки, заявления работника; — документы, подтверждающие анкетные данные свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.

Дополнительно в личное дело нужно поместить справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на тяжелую, вредную, опасную работу; работу, связанную с управлением транспортным средством; работу по совместительству. Правила оформления личного дела Типовая форма личного дела не утверждена, поэтому оно оформляется в свободной форме, учитывая требования ГОСТ Р 6.

К формированию и оформлению личного дела нужно подойти со всей ответственностью, так как на основании п. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — включать в дело по одному экземпляру каждого документа; — дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Оформление дел проводится кадровыми работниками и предусматривает: — подшивку или переплет дела; — составление листа-заверителя; — составление внутренней описи документов; — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются п. Лучше всего заводить личное дело сразу после приема на работу. Некоторые органы исполнительной власти для своих территориальных органов заказывают в типографии специальные папки из плотного картона с внутренними разделителями.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер. Но сначала надо оформить его обложку. Обложка дела составляется и оформляется по установленной форме, в ней указываются наименования организации и структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, а также заголовок дела. Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.

При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации структурного подразделения заключается в скобки.

Кроме этого, в начале каждого личного дела должна быть внутренняя опись документов. Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах страниц личного дела, на которых расположены документы, что помогает быстро найти необходимый документ. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Изъятие документа из личного дела возможно только по разрешению руководителя кадровой службы.

На основании п. При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Кроме этого, важно оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов повреждение, замена, присоединение документов.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы. Относительно хранения личных дел муниципальных и государственных служащих можно сказать следующее. Они хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту службы.

Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровом отделе государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанным подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы п.

Что еще необходимо знать о ведении личных дел? Напомним, что личное дело состоит из документов, относящихся к персональным данным, а это значит, что нужно соблюдать определенные требования к хранению, ведению, предоставлению выписок из документов и пр.

В процессе трудовой или служебной деятельности лица, ответственные за ведение и хранение личных дел, должны обеспечивать защиту персональных данных работников, гражданских и муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты. Так, на основании п. Если необходимо получить их у третьей стороны, следует известить служащего об этом и сообщить о предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также получить письменное согласие на это; — запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; — передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Обратите внимание! На основании ст. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работники организаций, финансируемых из различных бюджетов, как и служащие, имеют право на защиту своих персональных данных. Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел Поскольку вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту таких данных, могут быть привлечены не только к дисциплинарной и материальной ответственности, но и к гражданско-правовой и даже уголовной.

Например, на основании п. Муниципальные служащие и работники медицинских учреждений за разглашение охраняемой законом тайны государственной, коммерческой, служебной и иной , ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника, также могут быть уволены по инициативе работодателя по пп.

Здесь отметим, что увольнение по данному основанию будет признано правомерным при соблюдении следующих условий: — обязанность не разглашать персональные данные прямо предусмотрена трудовым договором с работником; — в трудовом договоре или приложении к нему точно указано, какие конкретно сведения работник обязуется не разглашать; — охраняемая законом тайна доверена стала известна работнику в связи с исполнением им трудовой функции; — сведения, которые в соответствии с трудовым договором работник обязуется не разглашать, согласно действующему законодательству могут быть отнесены к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.

При отсутствии хотя бы одного из названных условий прекращение трудового договора по пп. В административном законодательстве также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах персональных данных. В частности, ст. А на основании ст. Уголовным кодексом предусмотрено более суровое наказание за разглашение охраняемой законом тайны.

В частности, в соответствии со ст. К гражданскому служащему можно применить ст. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от трех до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью. В заключение Ведение личных дел имеет много плюсов.

Это очень удобно, так как вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. И даже если бы обязанность по ведению личных дел не была установлена нормативными актами, мы бы рекомендовали их вести.

Поскольку ведение и хранение личных дел работников — очень ответственное мероприятие, работодатель обязан предпринять все меры, необходимые для защиты от утраты и разглашения сведений, содержащихся в личных делах. Для этого их хранят в сейфах и ограничивают приказом круг лиц, имеющих к ним доступ. Смотрите также:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для. состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;. Поэтому подробно. В законе говорится, что термин “дело” означает особый способ подготовки документа или набора документов по конкретному предмету или области.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом. В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27. Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен. Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц пункты 42, 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16. Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах. Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно.

Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации Личное дело: формируем и оформляем Обязанность вести личные дела ЛД сотрудников лежит не на всех предприятиях. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников.

Состав личного дела работника

Особенности оформления и ведения личных дел Особенности ведения личных дел сотрудников При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством. Персональные данные, внесенные в личные дела работников иные сведения, содержащиеся в личных делах работников , относятся к сведениям конфиденциального характера, получение, обработка, использование и передача которых производится в соответствии с Положением о работе с персональными данными. Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников. После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Правильное ведение личного дела медицинского работника Состав личного дела работника Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Далее личное дело подшивается.

Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Как оформляется личное дело работника?

.

Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?

.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева
Похожие публикации