Как оформить регламент

Первое правило любого правила: Прочитать инструкцию или составить ее! Неизвестный Попробуй заставить меня написать регламент! Откиньтесь на спину стула.

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного — вполне вероятно. В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ — контроля исполнения задач по документам. Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Технологический регламент производства ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регламенты по документообороту В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции [24], [46].

На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т. Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями: Методическая инструкция — документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий функций , независимые от исполнителей.

Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т. Регламент процесса или просто регламент — документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т. Рабочая инструкция — документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий функций , выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов.

Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т. Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации.

Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.

Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции , так как не зависят а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.

Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет — предмет регламента , поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов.

Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов или ссылками на них , излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника. На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ.

Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе. Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц. Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами НИОКР , в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.

Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т. К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность в отсутствие специализированных средств отслеживания целостности комплекта документов.

Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий в том числе, условий, порядка и сроков , описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга. Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы — в значительной мере дело обычаев организации.

Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется.

Исключение составляют административные регламенты 1 , для которых имеются правила разработки и утверждения [27] не вступили в силу на момент написания статьи и соответствующие методические рекомендации [36].

С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию.

Среди таких руководств отметим книги [18], [21], [33], [39], [41]. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. При разработке регламентирующих локальных нормативных актов организации указанные ГОСТы могут использоваться справочно. В настоящей статье мы сосредоточимся на рекомендациях по разработке текста регламента процесса, считая, что вопросы необходимости регламентации и оптимальности регламентируемого процесса уже решены.

Отметим, что принципы регламентации процессов, о которых пойдет речь в этой статье, могут быть применены при разработке текстов договоров, особенно в той их части, где речь идет о процессах взаимодействия сторон договора. Что подлежит регламентации? Чтобы ответить правильно на поставленный вопрос, необходимо вначале определить содержание и цели регламентации процессов ср.

Под регламентацией мы будем понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах. Регламент как документ играет для организации примерно ту же роль, что и партитура для оркестра. Цель в обоих случаях одна — достижение слаженности действий отдельных исполнителей. Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временнoй или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса.

Регламент представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях. При этом регламентирующие документы верхнего уровня содержат общие принципы, цели и границы принятия решений, в то время как документы нижнего уровня излагают готовые решения или варианты готовых решений , выражающиеся в совокупности определенных действий.

По крайней мере, стандартизация поднимает средний уровень компетентности работников. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений — через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу.

Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах в том числе и промежуточных и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку управления, понимаемого по А. В том числе, регламент помогает сравнительному анализу бенчмаркингу и внутреннему аудиту процесса. Регламент процесса — важная составляющая интеллектуального капитала организации.

Регламентированный процесс допускает тиражирование, анализ и совершенствование, облегчает привлечение и обучение персонала. Наличие регламента служит доказательством прозрачности работы организации, а потому дает реальный вклад в капитализацию организации. По словам С. Однако, регламентация процессов, особенно не очень качественная, несет определенные затраты и риски ср.

Любое внешнее воздействие, изменяющее условия и цели деятельности организации, приводит к необходимости пересмотра значительной части регламентной базы. Любые изменения в коллективе организации, требующие перераспределения обязанностей, также критически сказываются на целостности системы регламентов. Организация же, свободная от каких-либо принципов, а тем более от официальных регламентирующих документов, несет дополнительные издержки на управление, связанные с необходимостью доведения решений до исполнителей, объяснением им методов работы и контролем их деятельности.

Отсюда следует, что должен существовать некий оптимальный уровень регламентации деятельности организации. Следует заметить, что масштабность или сложность процесса сами по себе не могут служить однозначными критериями необходимости регламентации. Правильнее говорить о рисках, причиной которых служит отсутствие четких правил выполнения процесса. Как правило, описываемые там процессы несложны, но скорость и точность их выполнения критичны для живучести 4 организации. В организациях, как правило, регламентируются процессы, связанные с: обслуживанием клиентов, развитием отношений с клиентами; обеспечением организации необходимыми ресурсами: управление платежами, управление договорами с поставщиками и подрядчиками, бюджетирование, управление персоналом, управление основным оборудованием; обеспечением жизнедеятельности самой организации: обеспечение безопасности, документооборот, работа органов управления и контроля.

Гораздо реже, к сожалению, регламентируются процессы, связанные с развитием организации. В договорах обычно регламентируются процедуры направления и согласования заказов, выполнения заказов, приема-передачи результатов выполнения заказов товаров, работ, услуг , оплаты выполненных заказов, обратной связи, корректировки объемов и цен, расследования инцидентов, предоставления отчетности, взаимного контроля и т.

В качестве отправной точки для регламентации организация может использовать референтные модели процессов. Структура регламента Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа:.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента. Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки. Содержание регламента В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание разделов регламента процесса. Наименование регламента Наименование регламента должно быть кратким, точно характеризующим регламентируемый процесс, обеспечивающим правильную классификацию регламента в системе локальных нормативных актов организации.

В наименовании регламента, как правило, не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы, кроме условных обозначений продукции. Как правило, в наименовании регламента указываются: процесс, основные объекты процесса, обстоятельства выполнения процесса. Например: Регламент реализации невостребованных ликвидов. Регламент обеспечения технической готовности нефтепромыслового оборудования.

Регламент подачи заявок на материально-технические ресурсы региональными бизнес-единицами. Регламент технического обслуживания судов в период зимнего отстоя. Содержание Содержание является обязательным разделом регламента и, кроме того, представляет собой хороший индикатор структурированности регламентируемого процесса.

Основное требование к содержанию, особенно в разделе, описывающем процессы и методы работы, — однородность заголовков одного уровня. Немаловажно требование краткости в названии разделов. Его соблюдение также отражает степень проработанности регламентируемого процесса: наличие длинных, сбивчивых наименований свидетельствует обычно о неправильной постановке целей процессов или о неправильном определении границ между ними.

Раздел 1. Для описания области применения обычно кратко, но достаточно определенно указываются: основные объекты, задействованные в регламентируемом процессе например: затраты, основное оборудование, объекты социальной инфраструктуры и т.

Для более точной характеристики области применения можно сделать ссылки на приложения см. Если перечни объектов, процессов или работников, на которые распространяется действие регламента, определяется в зависимости от ситуации, то необходимо указать на источник такого перечня.

Например: Требования и правила настоящего Регламента распространяются на структурные подразделения Общества, перечень которых определяется приказом генерального директора Общества. Настоящий Регламент описывает порядок действий, объем полномочий, обязанностей и ответственности работников и структурных подразделений Института в следующих процессах управления научно-исследовательской деятельностью:. Среди документов-оснований указываются: документы с указанием их полных реквизитов, предписывающие или требующие разработку регламента например: закон, подзаконный акт, приказ руководителя организации или требование стандарта ; документы, являющиеся методической основой для разработки регламента например: внешние или внутренние нормативные документы, специальная методическая литература ; документы, описывающие смежные процессы, объекты и субъекты, определяющие требования к элементам регламентируемого процесса.

Правила оформления библиографических ссылок приведены в ГОСТ 7. Может быть указано, кто из работников организации имеет право выступить с инициативой изменения, дополнения или отмены регламента. Порядок рассмотрения таких инициатив также может быть приведен в регламенте, но правильнее описать такой порядок в отдельном документе, регламентирующем порядок разработки локальных нормативных актов организации.

Если в организации имеется регламент разработки локальных нормативных актов в том числе и регламентов , то вопросы, регулируемые настоящим разделом, должны быть отражены в указанном регламенте; настоящий раздел тогда не включается в текст регламента. Раздел 2. На наш взгляд, этот раздел является одним из наиболее важных, поскольку характеризует предметную область, в которой разворачивается регламентируемый процесс 7.

Однозначное понимание терминологии обеспечивает согласованность действий исполнителей для достижения цели регламентируемого процесса. Заметим, что правила разработки административных регламентов [27], [36] не предусматривают такого раздела. В некоторых организациях словарь терминов и сокращений глоссарий 8 или тезаурус 9 создается как отдельный документ.

В случае его наличия данный раздел регламента может быть опущен, если он использует термины из текущей редакции словаря; если же в регламенте используются не вошедшие в действующий словарь понятия, то они должны быть описаны непосредственно в тексте регламента.

Обычно термины приводятся в алфавитном порядке. Например, терминологию, связанную с организацией НИОКР, можно разделить на следующие группы: Виды научно-исследовательской деятельности Виды объектов интеллектуальной собственности Права на результаты интеллектуальной деятельности Правовая охрана результатов интеллектуальной деятельности Бухгалтерский учет НИОКР Организация процессов управления НИОКР Как правило, термин выражается существительным единственного числа: акт, договор, контрагент, и т.

Множественное число допустимо использовать, когда термина в единственном числе не существует или когда речь идет о вполне определенной совокупности объектов, например: Договорные документы — документы, отражающие возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору: договор, дополнительные соглашения к нему, договоры субподряда, протоколы, акты, счета, платежные поручения, счета-фактуры, накладные, письма и т.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оргполитика. Регламенты в бизнесе. Инструкции должности. Как написать регламент

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю. Структура регламента с примерами и разъяснением, что в каком пункте Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.​п.

Технологический регламент производства ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регламенты по документообороту В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции [24], [46]. На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т. Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями: Методическая инструкция — документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий функций , независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т. Регламент процесса или просто регламент — документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т. Рабочая инструкция — документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий функций , выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т. Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации. Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции , так как не зависят а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет. Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет — предмет регламента , поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов. Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов или ссылками на них , излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника. На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ.

Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле, в множестве объектов и т. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах.

Что указывать в приложении рабочего регламента Идеальным вариантом в качестве приложения к регламенту станет модель бизнес-процесса. Обычно ее изображают в виде блок-схемы, но также возможно выведение основных параметров в таблицу или даже вербальное описание процесса. Графическое изображение модели бизнес-процессов создается с помощью компьютерных приложений.

Как написать регламент?

Как написать регламент работы и что это такое Регламент пример оформления. Как написать регламент работы и что это такое Как написать регламент бизнес-процесса далее по тексту БП? Нет ничего проще, ответит большинство читателей. И будут правы. Написать регламент большого ума не нужно, а вот сделать так, чтобы по нему потом можно было работать, проводить аудиты деятельности, понимать результаты деятельности и принимать решения — это задача непростая.

Пишем регламент: рекомендации по разработке

Входы и выходы процесса, условия начала процесса Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например: Вход: служебная записка от РП о начале тендера Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив. Срок: … Условия: Если есть какие-либо ограничения или условия, например: Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте "Заключение договора". Либо если для начала процесса помимо основного входа условия начала нужны дополнительные входы: документы, информация и т. Участники процесса 2. Владелец процесса — кто отвечает за результат и ход процесса, см. Ответственные за элементы процесса: Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например: 2. Сферы ответственности участников Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности: В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.

.

.

Регламент пример оформления. Как написать регламент работы и что это такое

.

Рабочий регламент: как написать и внедрить

.

Как оформить регламент образец

.

.

.

.

Похожие публикации